Services de gestion inclus dans un mandat
GESTION FINANCIÈRE ET COMPTABLE
Administration du compte de banque :
Suivi des comptes du "Syndicat", préparation et remise de tous les documents, résolutions et autres formules nécessaires.
Préparation et exécution de toutes les transactions bancaires : Dépôts, chèques, réception des états de compte, vérification des soldes, placements.
Comptabilité:
Perception et suivi des cotisations mensuelles par unité de copropriété.
Maintien mensuel des états financiers et du bilan.
Gestion et contrôle des comptes à payer et des comptes à recevoir.
Budget:
Préparation du budget annuel de concert avec les administrateurs.
Fonds de prévoyance:
Recherche de placements avantageux pour ce fonds, si nécessaire.
GESTION ADMINISTRATIVE
Secrétariat:
Exécution de tout travail clérical et de secrétariat exigé dans le cadre du mandat.
Préparation des avis généraux et autres correspondances générales ou personnelles.
Préparation des avis de convocation, des ordres du jour et des procès-verbaux.
Réception et paiement des factures.
Maintien et mise à jour de registres, règlements ou la Déclaration de copropriété.
Conservation de tous les documents importants: plans, devis, contrats, registres.
Les enveloppes, les timbres et les feuilles sont inclus dans les coûts de gestion, tant que ces dépenses demeurent raisonnables.
Réunions et assemblées:
Convocation et présence aux réunions des administrateurs, si nécessaire.
Préparation, convocation et présence à un maximum de deux assemblées des copropriétaires.
Réservation de salles, prise des présences et contrôle des procurations.
Rédaction du procès-verbal.
Diffusion du procès-verbal et des pièces annexes aux copropriétaires.
Rapports gouvernementaux:
Préparation et envoi de la déclaration annuelle au registre des entreprises du Québec.
Préparation et envoi des documents relatifs au maintien à domicile d’une personne âgée de 70 ans et plus.
ASSURANCES
Examen des couvertures d'assurances.
Recherche de soumissions avant l'échéance, si nécessaire.
Production et suivi des réclamations lorsque nécessaire.
Obtention d'une évaluation du bâtiment par un évaluateur agréé, si requis par le conseil d'administration.
CONSERVATION ET ENTRETIEN DE L'IMMEUBLE
Rechercher les fournisseurs de services relativement à l'entretien, aux réparations des parties communes et des équipements de l’immeuble.
Surveiller le maintien de la propreté dans l'immeuble, superviser les services de conciergerie et recruter le personnel d'entretien, si requis.
Faire des inspections régulières de l'immeuble, suggérer tous travaux de prévention ou d'amélioration.
Faire inspecter annuellement les systèmes de sécurité et d’incendie pour qu’ils soient en bon état de fonctionnement et procéder aux correctifs, si nécessaire.
En cas de sinistre, prendre des mesures immédiates, obtenir des soumissions, superviser les travaux de réparations et suivre le dossier d'indemnisation auprès de la compagnie d'assurances.
Être disponible et joignable de 9h à 18h du lundi au vendredi, dans le câdre des tâches consenties. Tous les services ci-dessus décrits sont accomplis sous le contrôle du conseil d'administration, avec son autorisation ou à l'intérieur du mandat confié préalablement au "Gérant".
RESPECT DE LA DÉCLARATION DE COPROPRIÉTÉ ET DES RÈGLEMENTS
Faire respecter la Déclaration et les règlements, suite aux décisions du Conseil d'administration.
Recommander et suivre les procédures légales, s'il y a lieu.
Collaborer avec tout professionnel et avec le "Syndicat" au cours des démarches et des procédures, s'il y a lieu.
PRESTATIONS PARTICULIÈRES NON COMPRISES DANS LES HONORAIRES DE GÉRANCE
Les services suivants seront facturés en sus des honoraires prévus, mais seulement après que le "Gérant" ait obtenu l'autorisation du conseil d'administration pour rendre de tels services:
Convocation et tenue d'une assemblée additionnelle, en plus de celles prévues à la section (réunions et assemblées). Des honoraires de $250.00 par assemblée supplémentaire pourront être exigés par le "Gérant".
Supervision et gestion de travaux majeurs entraînant une charge sensiblement supplémentaire pour le "Gérant".
Envois prioritaires par la poste et longs déplacements.
Administration du compte de banque :
Suivi des comptes du "Syndicat", préparation et remise de tous les documents, résolutions et autres formules nécessaires.
Préparation et exécution de toutes les transactions bancaires : Dépôts, chèques, réception des états de compte, vérification des soldes, placements.
Comptabilité:
Perception et suivi des cotisations mensuelles par unité de copropriété.
Maintien mensuel des états financiers et du bilan.
Gestion et contrôle des comptes à payer et des comptes à recevoir.
Budget:
Préparation du budget annuel de concert avec les administrateurs.
Fonds de prévoyance:
Recherche de placements avantageux pour ce fonds, si nécessaire.
GESTION ADMINISTRATIVE
Secrétariat:
Exécution de tout travail clérical et de secrétariat exigé dans le cadre du mandat.
Préparation des avis généraux et autres correspondances générales ou personnelles.
Préparation des avis de convocation, des ordres du jour et des procès-verbaux.
Réception et paiement des factures.
Maintien et mise à jour de registres, règlements ou la Déclaration de copropriété.
Conservation de tous les documents importants: plans, devis, contrats, registres.
Les enveloppes, les timbres et les feuilles sont inclus dans les coûts de gestion, tant que ces dépenses demeurent raisonnables.
Réunions et assemblées:
Convocation et présence aux réunions des administrateurs, si nécessaire.
Préparation, convocation et présence à un maximum de deux assemblées des copropriétaires.
Réservation de salles, prise des présences et contrôle des procurations.
Rédaction du procès-verbal.
Diffusion du procès-verbal et des pièces annexes aux copropriétaires.
Rapports gouvernementaux:
Préparation et envoi de la déclaration annuelle au registre des entreprises du Québec.
Préparation et envoi des documents relatifs au maintien à domicile d’une personne âgée de 70 ans et plus.
ASSURANCES
Examen des couvertures d'assurances.
Recherche de soumissions avant l'échéance, si nécessaire.
Production et suivi des réclamations lorsque nécessaire.
Obtention d'une évaluation du bâtiment par un évaluateur agréé, si requis par le conseil d'administration.
CONSERVATION ET ENTRETIEN DE L'IMMEUBLE
Rechercher les fournisseurs de services relativement à l'entretien, aux réparations des parties communes et des équipements de l’immeuble.
Surveiller le maintien de la propreté dans l'immeuble, superviser les services de conciergerie et recruter le personnel d'entretien, si requis.
Faire des inspections régulières de l'immeuble, suggérer tous travaux de prévention ou d'amélioration.
Faire inspecter annuellement les systèmes de sécurité et d’incendie pour qu’ils soient en bon état de fonctionnement et procéder aux correctifs, si nécessaire.
En cas de sinistre, prendre des mesures immédiates, obtenir des soumissions, superviser les travaux de réparations et suivre le dossier d'indemnisation auprès de la compagnie d'assurances.
Être disponible et joignable de 9h à 18h du lundi au vendredi, dans le câdre des tâches consenties. Tous les services ci-dessus décrits sont accomplis sous le contrôle du conseil d'administration, avec son autorisation ou à l'intérieur du mandat confié préalablement au "Gérant".
RESPECT DE LA DÉCLARATION DE COPROPRIÉTÉ ET DES RÈGLEMENTS
Faire respecter la Déclaration et les règlements, suite aux décisions du Conseil d'administration.
Recommander et suivre les procédures légales, s'il y a lieu.
Collaborer avec tout professionnel et avec le "Syndicat" au cours des démarches et des procédures, s'il y a lieu.
PRESTATIONS PARTICULIÈRES NON COMPRISES DANS LES HONORAIRES DE GÉRANCE
Les services suivants seront facturés en sus des honoraires prévus, mais seulement après que le "Gérant" ait obtenu l'autorisation du conseil d'administration pour rendre de tels services:
Convocation et tenue d'une assemblée additionnelle, en plus de celles prévues à la section (réunions et assemblées). Des honoraires de $250.00 par assemblée supplémentaire pourront être exigés par le "Gérant".
Supervision et gestion de travaux majeurs entraînant une charge sensiblement supplémentaire pour le "Gérant".
Envois prioritaires par la poste et longs déplacements.
Au plaisir de vous servir !
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